[КЕЙС] CRM-система для автоматизации рутины
в разных отделах

Внедрение amoCRM в проектно-изыскательскую компанию «АлматыГеоЦентр»
Проектно-изыскательская компания «АлматыГеоЦентр»

Сайты: http://geocentr.kz
Штат: 104 человека
Клиенты: 5000

«АлматыГеоЦентр» — лидер отрасли инженерных изысканий 2015-2016 и оказывает услуги:
- инженерно-геологические изыскания;
- топографическая съемка;
- лабораторные испытания.

В 2009 году в штате компании было всего 3 человека, а директор Чингиз Садыков совмещал работу управленца и геодезиста. Сейчас же в отделе геодезии трудятся 36 человек, в отделе геологии - 34, а испытательной работой занимаются 10 высококвалифицированных специалистов.
Компания развивается на постоянной основе, поэтому в приоритете - качественное выполнение поставленных задач в максимально короткие сроки.

Потребности клиента
В связи с большим потоком клиентов и увеличивающимся объемом работ возникла необходимость пересмотреть текущие процессы и отделить отдел продаж от проектных отделов, чтобы повысить их эффективность.

До начала работы по внедрению amoCRM в компании за каждым этапом продажи был закреплен ответственный сотрудник. Но, несмотря на прописанные задачи, четкого регламента работ не было, а документация могла кочевать из отдела в отдел, что замедляло весь процесс.

Директор принял решение настроить и оптимизировать процессы продаж от и до:
  • разграничить работу отдела продаж и работу проектных отделов;
  • сделать работу менеджеров в amoCRM упорядоченной и более продуктивной;
  • освободить руководителя от необходимости постоянного контроля менеджеров и автоматизировать процесс продаж;
  • повысить скорость обслуживания клиентов без потери качества.
Для «АлматыГеоЦентр» мобильность и инициативность - одни из важных принципов работы с клиентами, поэтому под контролем должны быть все действия по каждой сделке.


Ключевые задачи в рамках проекта внедрения amoCRM

Настройка amoCRM
Настройка базовых функций amoCRM по авторской методологии: воронки, этапы, задачи
Автоматизация рутины
Избавить менеджеров от рутинных задач и ускорить их выполнение
Настройка сервиса рассылок
Отправлять клиентам регулярную рассылку
Интеграция с sms-сервисами
Автоматическая отправка sms-сообщений клиентам на нужных этапах воронки
Интеграция с сайтом
Все заявки сайта отображать в единой системе
Интеграция с Dropbox
Сделать интеграцию с облачным хранилищем Dropbox
Инструменты, внедренные в amoCRM
Воронки: «Отдел продаж», «Проектирование» и «Геология»
1. Настроили воронки по разным отделам компании

Мы настроили несколько воронок, так как «АлматыГеоЦентр» оказывает ряд услуг, и в компании функционируют разные отделы. Отдельно выделили воронку для отдела продаж.

В ходе работы руководители оптимизировали воронки и корректировали этапы, достраивая amoCRM под свои потребности.

1.1. Скрыли воронки и поля

Каждая воронка в amoCRM настроена исходя из задач соответствующих отделов «АлматыГеоЦентр». Получилось так, что менеджеры одного отдела могли видеть неактуальную для них информацию о работе другого отдела.
Для того чтобы предотвратить путаницу и избавить сотрудников от информационной перегрузки, мы настроили скрытие полей и воронок в зависимости от отдела. Теперь менеджеры концентрируются только на сделках своего отдела и не отвлекаются на лишние данные.

1.2. Разграничили права доступа

Мы разграничили права доступа к вкладкам «Аналитика», «Рабочий стол», «Настройки».

Например, простым менеджерам нет необходимости работать со вкладкой «Рабочий стол», где отображается вся актуальная информация по CRM на текущий момент. К тому же менеджеры не будут видеть, сколько сделок и задач находится в работе у их коллег.

Вкладка «Аналитика», где отображаются все данные о ходе работы каждого менеджера и все изменения по каждой сделке в компании, теперь доступна только администратору amoCRM. Именно благодаря информации из этой вкладки руководство может проследить, на каком этапе и какой менеджер теряет клиентов.

Соответственно вкладка «Настройки» также доступна только администратору для внесения необходимых изменений в систему.
Так выглядит воронка в разделе «Аналитика»
Так отображаются в amoCRM настроенные автоматические задачи для сделок
2. Автоматическая постановка задач по каждой сделке

Перед нами стояла задача, чтобы каждый менеджер «АлматыГеоЦентр» эффективно и спокойно работал с каждым клиентом и сделкой и в то же время не беспокоился о том, что может пропустить важное действие по другой сделке.

Для этого в amoCRM мы автоматизировали постановку задач по сделкам:
— со сменой статуса автоматически ставится новая задача по сделке;
— для каждой задачи устанавливается срок исполнения.

amoCRM незамедлительно уведомляет менеджера обо всех этих действиях. Теперь каждый клиент и сделка всегда под контролем, а ход работы и конкретные результаты менеджера - прозрачны.
Сделки из этапа «ожидание 10 дней» автоматически через 10 дней переходят в этап «не реализовано».
3. Автоматическое перемещение сделки по этапам и воронкам

Так как в «АлматыГеоЦентр» несколько воронок, то есть риск, что сделки будут дублироваться и возникнет путаница. Чтобы этого избежать, мы настроили автоматическое перемещение сделок из одной воронки в другую без участия менеджеров. На определенных стадиях сделки автоматически меняется этап и ответственный за него.

Теперь процесс работы настроен так:
  1. заявка с сайта (лид) поступает в воронку «Отдел продаж», и клиента ведут по всем этапам этой воронки до подписания договора и оплаты;
  2. после оплаты сделка автоматически перемещается или в воронку «Топография», или в воронку «Геология» в зависимости от вида выполняемых работ;
  3. дальше сделку ведут по воронке до этапа «готовые», после которого сделка автоматически через 5 минут переходит в воронку «Готовые работы»;
  4. сделки из этапа «ожидание 10 дней» автоматически через 10 дней переходят в этап «не реализовано».
Благодаря такой автоматизации мы добились повышения качества и скорости обслуживания клиентов.
Пример письма из рассылки
4. Автоотправка поздравительных и новостных писем всей базе CRM

Чтобы каждый клиент получал красивые письма по праздникам и актуальную новостную рассылку, мы настроили сервис рассылок MailChimp.

Так «АлматыГеоЦентр» стал повышать лояльность своих клиентов, проявляя своевременные заботу и внимание через рассылку.
Шаблон SMS клиенту «Ответ на заявку»
5. Автоотправка писем и SMS-сообщений клиенту на определенном этапе сделки

«АлматыГеоЦентр» хотела правильно и ненавязчиво «утеплять» клиентов перед покупкой, отправляя им на определенных этапах сделки письма/оповещения.

Для этого мы настроили автоматическую отправку клиенту письма или SMS-сообщения, когда сделка по нему переходит на конкретный этап и получает новый статус. Все отправленные сообщения сохраняются в карточках.
6. Интеграция с сайтом и умное распределение лидов

Мы сделали комплексную интеграцию сайта с amoCRM, чтобы все заявки на сайте автоматически появлялись в системе с такой детальной информацией, как виды работ и адрес объекта. Не меняя структуры страниц или внешнего вида форм.

И благодаря фиксации utm-меток, появились показатели с какого рекламного канала пришел клиент и как эффективнее распределить бюджет на рекламу.

Также компания «АлматыГеоЦентр» хотела эффективно распределять лидов, поэтому мы настроили гибкое распределение с помощью системы Yadro Platform. Теперь все заявки распределяются исходя из опытности и загруженности менеджера.


Любой пользователь amoCRM в компании может загрузить или скачать нужные файлы
6. Интеграция с Dropbox

«АлматыГеоЦентр», как и многие крупные компании, работает с большим количеством файлов. Чтобы избежать проблем с нехваткой места на компьютере или в самой CRM-системе, мы настроили виджет Dropbox (облачное хранилище). Все загруженные файлы теперь хранятся в карточке клиента и не занимают лишнего места.

Итоговые результаты проекта по amoCRM

1
Разграничение работы проектных отделов от работы отдела продаж
CRM настроили так, чтобы для сотрудников проектного отдела отображались задачи только по их текущим проектам. Таким образом, каждый отдел концентрируется на той информации, которая относится к их непосредственной работе, и не отвлекается на неактуальные для них данные, например, о бюджете.
2
Ускорение рутинных действий
Мы автоматизировали и сократили время на рутинные действия, за счет чего у менеджеров появилась возможность качественно выполнять те задачи, которые нацелены на определенный результат в сделке. Больше никаких лишних звонков и беспорядочных действий, которые тормозят процессы в отделе продаж и скорость работы по сделке ставят в зависимость от человеческого фактора.
3
Повышение клиентской лояльности
Клиенты «АлматыГеоЦентр» теперь своевременно получают всю важную информацию по текущему статусу их заявки благодаря автоматической отправке sms и писем. Клиент ощущает свою важность для этой компании и получает положительный опыт взаимодействия с брендом.
4
Повышение эффективности менеджеров
Менеджеры больше не теряют важную информацию из-за человеческого фактора, потому что теперь все действия и сроки по сделкам отслеживаются и контролируются amoCRM.
Отдел продаж сосредоточился на качественной работе с каждым потенциальным и текущим клиентом.

Последнее слово
Процесс интеграции CRM-системы в нашу компанию занял длительное время. Сначала мы внедрили amoCRM с базовыми настройками. Когда поняли, насколько удобно работать в системе, то заказали еще доработки, исходя из специализации нашей компании. Конечно, свои трудности в работе были, и мы периодически корректировали некоторые технические задания. Но, в результате, компания Интроверт/ справилась с поставленными задачами и мы остались довольны сотрудничеством
Ибраимов Досхан, руководитель отдела продаж «АлматыГеоЦентр»
Работа над проектом с «АлматыГеоЦентр» оказалась для меня весьма интересным опытом в интеграции и внедрении amoCRM. Клиент хотел, чтобы CRM взяла на себя большую часть работы менеджеров по продажам: отправку писем, смену статусов, отправку смс. В процессе внедрения мы постоянно что-то дорабатывали или меняли в amoCRM с учетом новых задумок и пожеланий компании, даже вне утвержденного тех. задания. Это было нелегко, но мы справились с поставленными задачами и успешно интегрировали CRM в компанию клиента
Ольга Суворова, аналитик-интегратор компании «Интроверт/»

Опытный партнер-интегратор amoCRM:

02/2017
официальные представители компании Интроверт/ в Казахстане, партнера-интегратора №1 по СНГ
70+
проектов внедрения и комплексной автоматизации отделов продаж на базе amoCRM сделано на текущий момент
3
года строим, усиливаем и развиваем отделы продаж под ключ
Планируете внедрять amoCRM?
Оставляйте заявку и мы поможем вам сделать это быстро и эффективно!
+7 778 7497544
introvert@salesexpert.kz
m.me/salesexpertkz
Made on
Tilda