[КЕЙС] CRM-система для учета всех деталей по каждой сделке и эффективной работы с клиентом

Настройка и внедрение amoCRM в коворкинг пространство «The Hub Coworking»
Коворкинг в Алматы «The Hub Coworking»

Сайт: http://thehub.kz

Компания, которая предоставляет рабочее пространство для людей с разной занятостью и потребностями: кабинетная зона, open space, переговорные комнаты, мягкие зоны, конференц-залы и места общего пользования.
Потребности клиента
До внедрения CRM менеджеры пользовались маркерной доской, но количество клиентов постоянно росло и появилась необходимость в более серьезном инструменте.

Кроме того, что компания сдает в аренду рабочее пространство разного формата, «The Hub Coworking» регулярно проводит и свои мероприятия: семинары, тренинги, мастер-классы. Все эти услуги необходимо было правильно оцифровать и перенести в amoCRM, четко разграничить их между собой во избежание путаницы.
Компании было важно пользоваться такой CRM-системой, которую можно надстроить под бизнес-процессы коворкинга, их алгоритмы и воронку продаж, сделать работу менеджеров проще и эффективнее.

Количество пользователей в amoCRM - 5 человек:
  • два комьюнити-менеджера (принимают звонки, заявки с сайта);
  • менеджер по продажам (отвечает за кабинеты, конференц-залы, переговорные комнаты);
  • ивент-менеджер (отвечает за курсы/мероприятия)
Ключевая цель проекта - повысить эффективность работы команды во время ведения клиентов с сохранением всей истории взаимодействия, автоматизировать базовые рутинные действия каждого сотрудника.

Ключевые задачи в рамках проекта внедрения amoCRM

Базовая настройка amoCRM
Настройка функций amoCRM по авторской методологии: воронки, этапы, обязательные поля, теги
Автоматизация рутины
Избавить менеджеров от рутинных действий с помощью автозадач и ускорить процесс работы с клиентом
Настройка почты
Подключить корпоративную почту сотрудников к amoCRM
Интеграция с сайтом
Все заявки сайта отображать в единой системе и распределять по соответсвующим воронкам
Инструменты, внедренные в amoCRM
Воронки в amoCRM: «Конференц комнаты», «Open-Space»,
«Кабинеты», «Ивент»

1. Настроили несколько воронок в соответствии с оказываемыми услугами

Так как коворкинг предлагает своим клиентам рабочие места трех типов на разных условиях (длительность, кол-во человек, доп.материалы, обязательная предоплата и т.д.), то в amoCRM мы настроили три воронки под каждый тип: конференц-комнаты, open space и кабинеты.

Бизнес-процесс по проведению ивентов от «The Hub Coworking» также оцифровали и сделали отдельную воронку «Ивент», чтобы разграничить работу ивент-менеджера и остальных менеджеров. Ивент-менеджер в amoCRM видит только те поля и сделки, в которых он является ответственным и с которыми непосредственно работает. Так мы смогли избежать того, что менеджеры случайно что-то изменят не в своих сделках.
Благодаря правильной настройке воронок и этапов «The Hub Coworking» получает точную и качественную аналитику по любой воронке
В полях собираются все важные детали по сделке
2. Настроили поля в сделках, исходя из специфики деятельности компании

Менеджерам необходимо было видеть и отслеживать все детали по оплате и при этом не создавать путаницу или переспрашивать у клиента по несколько раз, поэтому мы настроили следующие поля: «Бюджет», «Предоплата», «Условия оплаты», «Оплачено полностью».

Так как основная услуга «The Hub Coworking» - это предоставление рабочего пространства под различные потребности клиентов (конференции, презентации, переговоры и т.д.), то в полях должна отражаться ключевая информация по этим мероприятиям: дата, вид, начало, окончание мероприятия, кол-во участников. Важно было отразить это именно в полях сделки, чтобы менеджерам не приходилось постоянно искать это где-то у себя в примечаниях. Менеджеры заносят все детали в сделку непосредственно при разговоре с клиентом и не забывают что-то уточнить, потому что список всегда перед глазами.

И настроены поля так, что в каждой воронке менеджер видит только свои поля (касаемые только этой воронки), что очень удобно и не создает путаницы при заполнении.




На каждом этапе есть свои автозадачи, и сделка нигде не висит без дела
3. Настроили автозадачи для каждого этапа в воронке

В приоритете стояла задача помочь менеджерам коворкинга качественно и быстро работать с каждым обращением и умело удерживать клиента. Нельзя допускать того, чтобы сделка оставалась без задач и внимания менеджера, а клиент терял интерес к компании. Есть четко прописанный бизнес-процесс, которому должен следовать каждый сотрудник отдела продаж.

Именно для этого в amoCRM мы настроили автозадачи для менеджеров на каждом этапе воронки. Как только сделка переходит на следующий этап воронки, CRM-система тут же ставит ответственному менеджеру следующую задачу по сделке с определенным сроком выполнения.
Так выглядит воронка «Покупатели»
4. Настроили воронку «Покупатели» для периодических покупок

Воронка «Покупатели» нужна коворкингу, потому что у них есть повторные продажи для постоянных клиентов. При повторной покупке клиенту коворкинга не нужно опять проходить весь процесс продажи от первичного контакта до оплаты.

Менеджер теперь не теряет клиента из виду и вовремя может напомнить о повторном приобретении продукта и отследить, когда клиент вдруг перестал покупать.

Воронка покупателей помогает менеджерам делать повторные продажи систематическими, устанавливать определенные сроки до последующей покупки и планомерно вести покупателя к новому приобретению.
Настроенная форма с тегом для сайта
5. Сделали интеграцию с сайтом и правильное распределение заявок по разным воронкам

Наш клиент получает много заявок непосредственно с сайта, поэтому была необходимость в «умной» интеграции amoCRM с сайтом, чтобы заявка сразу попадала в нужную воронку, а в CRM не возникало путаницы между менеджерами.

Для этого в каждую форму на сайте мы добавили определенные теги (например, тег «конференц зал»), благодаря которым система «понимает», в какую воронку надо отправить поступившую заявку. Это ускорило и упростило работу менеджеров, потому что теперь они сразу видят, что конкретно запрашивает клиент, и какой менеджер в данном случае будет ответственным за сделку.

Итоговые результаты проекта по amoCRM

1
Оцифровка бизнес-процессов
Каждый бизнес-процесс в компании от заявки до закрытия сделки теперь отображен в воронках amoCRM с четкими последовательными этапами
2
Эффективная работа с каждой сделкой
По всем сделкам amoCRM автоматически ставит задачи менеджерам в соответствии с тем этапом, на котором сейчас находится сделка. Больше нет клиентов, о которых менеджеры забывают или не знают, что с ними делать дальше.
3
Максимально полная информация по заявке в одном месте
В amoCRM отображается вся информация, которая важна менеджеру для работы: от бюджета сделки до деталей мероприятия. При продолжительной работе с клиентом теперь нет необходимости что-то уточнять и постоянно переспрашивать, так как вся информация всегда перед глазами
4
Налажена и структурирована работа с постоянными клиентами
Теперь повторные продажи всегда на виду, а с постоянными покупателями менеджер работает в 2 раза быстрее, потому что рутинные задачи взяла на себя CRM.
Последнее слово
Работать с компанией "The Hub Coworking" было очень интересно. Это был их первый опыт в CRM и мы постарались сделать его максимально удачным. Настроили несколько воронок и провели обучение для менеджеров и руководителя. Чтобы внедрение CRM-системы прошло гладко и окупало себя быстрее, для компании была организована активная тех.поддержка: мы регулярно проверяли работу менеджеров, давали комментарии с указанием ошибок и контролировали их исправление. Если возникали какие-то вопросы или проблемы по работе в CRM, менеджеры писали в специальную группу в Whatsapp и всегда получали помощь. Спасибо, что доверили внедрение amoCRM нашей компании!
Ольга Суворова, аналитик-интегратор компании «Интроверт/»

Опытный партнер-интегратор amoCRM:

02/2017
официальные представители компании Интроверт/ в Казахстане, партнера-интегратора №1 по СНГ
70+
проектов внедрения и комплексной автоматизации отделов продаж на базе amoCRM сделано на текущий момент
3
года строим, усиливаем и развиваем отделы продаж под ключ
Планируете внедрять amoCRM?
Оставляйте заявку и мы поможем вам сделать это быстро и эффективно!
+7 778 7497544
introvert@salesexpert.kz
m.me/salesexpertkz
Made on
Tilda